bKV einführen in sechs Schritten
Von Kai Stockschlaeder, Versicherungsmakler (§ 34d GewO) · Zuletzt geprüft am
Eine bKV führen Sie in sechs Schritten ein: Ziel und Budget festlegen, die Gruppe nach objektiven Kriterien bestimmen, Angebote nach ihren Leistungsgrenzen vergleichen, Betriebsrat und Mitarbeiter informieren, die Belegschaft anmelden und die Lohnabrechnung einrichten. Nach meiner Erfahrung dauert das von der Entscheidung bis zum Versicherungsbeginn vier bis acht Wochen.
Die sechs Schritte
- Ziel und Budget festlegenKlären Sie, was die bKV leisten soll: Mitarbeiter halten, Bewerber gewinnen, gesundheitliche Belastungen abfedern. Daraus folgt die Budgetstufe von 300, 600, 900 oder 1.200 € pro Mitarbeiter und Jahr. Prüfen Sie dabei, ob der Monatsbeitrag zusammen mit Ihren anderen Sachbezügen in die 50-€-Freigrenze passt. Die Stufen im Einzelnen: Gesundheitsbudget.
- Gruppe nach objektiven Kriterien bestimmenSie legen fest, wer versichert wird, zum Beispiel alle Mitarbeiter nach der Probezeit oder alle an einem Standort. Merkmale wie Alter oder Geschlecht scheiden aus, Teilzeit und Befristung ebenfalls. Mehr unter Mindestteilnehmerzahl und Gruppenbildung.
- Angebote nach Sublimits vergleichenGleiches Budget heißt nicht gleiche Leistung. Vergleichen Sie die Grenzen innerhalb des Budgets, die Wartezeiten und die Regeln für ausscheidende Mitarbeiter. Die zehn Kriterien stehen unter Worauf es beim Tarifvergleich ankommt.
- Betriebsrat und Mitarbeiter informierenGibt es einen Betriebsrat, binden Sie ihn früh ein (bKV und Betriebsrat). Ihre Mitarbeiter erfahren, wie hoch ihr Budget ist, wofür sie es einsetzen und wie sie Rechnungen einreichen (Mitarbeiter informieren).
- Belegschaft anmeldenSie melden die Mitarbeiter der festgelegten Gruppe beim Versicherer an. Nach meiner Erfahrung geschieht das per Mitarbeiterliste, und der Versicherungsschutz beginnt zu einem Monatsersten.
- Lohnabrechnung einrichtenIhr Lohnbüro legt den Beitrag als Sachbezug an, bevor die erste Abrechnung mit Beitrag läuft, und prüft ihn jeden Monat gegen die Freigrenze. Einzelheiten: bKV in der Lohnabrechnung.
Wie lange dauert die Einführung?
Nach meiner Erfahrung liegen zwischen Ihrer Entscheidung und dem Versicherungsbeginn vier bis acht Wochen. Die Zeiten in der Tabelle sind Richtwerte aus meiner Beratungspraxis, keine Fristen des Versicherers oder des Gesetzes.
| Abschnitt | Richtwert |
|---|---|
| Angebote vergleichen | ein bis zwei Wochen |
| Betriebsrat und Mitarbeiter informieren | zwei bis vier Wochen |
| Belegschaft anmelden | per Mitarbeiterliste |
| Versicherungsbeginn | zum Monatsersten |
| Lohnabrechnung einrichten | vor der ersten Abrechnung mit Beitrag |
Wenn der Schutz zu einem bestimmten Monat beginnen soll, rechnen Sie von dort zurück. Die meiste Arbeit steckt nach meiner Erfahrung in den ersten drei Schritten; danach läuft die bKV weitgehend von selbst. Mitarbeiter, die später zur Gruppe hinzukommen, melden Sie nach.
Checkliste
- Ziel und Budgetstufe festgelegt
- Andere Sachbezüge erfasst, Beitrag passt in die 50-€-Freigrenze (oder Pauschalierungsweg mit dem Steuerberater geklärt)
- Gruppe nach objektiven Kriterien beschrieben, Teilzeit und Befristung nicht ausgeschlossen, Gruppenbildung arbeitsrechtlich geprüft
- Mindestteilnehmerzahl des Tarifs erreicht
- Angebote nach Sublimits, Wartezeiten und Regeln beim Ausscheiden verglichen
- Betriebsrat eingebunden (falls vorhanden)
- Mitarbeiter informiert, auch nach Art. 13 DSGVO über die Weitergabe ihrer Daten
- Anmeldung beim Versicherer erledigt
- Lohnart angelegt, Aufzeichnung im Lohnkonto geklärt
Die Checkliste ist Teil der Entscheidungsvorlage, die Sie als PDF anfordern können.
Häufige Fragen
Wie lange dauert die Einführung einer bKV?
Nach meiner Erfahrung vier bis acht Wochen von der Entscheidung bis zum Versicherungsbeginn, der zu einem Monatsersten liegt. Für den Angebotsvergleich rechne ich ein bis zwei Wochen, für die Information von Betriebsrat und Mitarbeitern zwei bis vier Wochen.
Brauche ich für die bKV die Zustimmung des Betriebsrats?
Wenn es in Ihrem Betrieb einen Betriebsrat gibt, kann die bKV Mitbestimmungsrechte berühren, insbesondere bei Fragen der betrieblichen Lohngestaltung (§ 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG). Wie weit das reicht, hängt vom Einzelfall ab; lassen Sie die Einführung arbeitsrechtlich prüfen.
Kann ich die bKV später wieder beenden?
Das regeln der Gruppenvertrag und seine Kündigungsfristen. Kündigen Sie den Gruppenvertrag und wird kein neuer Versicherungsnehmer benannt, können Ihre Mitarbeiter den Schutz nach § 207 Abs. 2 VVG zu den Bedingungen der Einzelversicherung fortsetzen. Mehr unter Kündigung, Elternzeit, Ruhestand.
Quellen (Abruf 07.10.2026): §§ 1, 7 AGG (zuletzt geändert durch Art. 15 G v. 22.12.2023 I Nr. 414); §§ 2, 4 TzBfG; § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG (zuletzt geändert durch Art. 1 G v. 19.7.2024 I Nr. 248); § 207 VVG (zuletzt geändert durch Art. 12 G v. 26.5.2026 I Nr. 156); § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG; BMF-Schreiben vom 15.03.2022, BStBl I S. 242; Art. 13 DSGVO. Zeitangaben: Richtwerte aus der Beratungspraxis von Kai Stockschlaeder. Diese Seite ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.