Mitarbeiter über die bKV informieren
Von Kai Stockschlaeder, Versicherungsmakler (§ 34d GewO) · Zuletzt geprüft am
Ihre Mitarbeiter sollten drei Dinge wissen: wie hoch ihr Gesundheitsbudget ist, wofür sie es einsetzen können und wie sie Rechnungen einreichen. Erklären Sie das in einer kurzen Infoveranstaltung und schicken Sie danach ein Anschreiben mit den wichtigsten Punkten. Nach meiner Erfahrung wird das Budget umso eher genutzt, je klarer es erklärt ist.
Was jeder Mitarbeiter wissen sollte
- die Höhe seines Gesundheitsbudgets pro Jahr,
- wofür er es einsetzen kann (Zähne, Sehen, Bewegung, Vorsorge, Gesundheit, Service) und wo die Grenzen liegen,
- wie er Rechnungen einreicht und wann die Erstattung kommt,
- dass Rechnungen und Leistungsdaten nur zwischen ihm und dem Versicherer laufen,
- was gilt, wenn er das Unternehmen verlässt.
Was das Budget im Einzelnen abdeckt, erklärt Was Mitarbeiter mit dem Budget bezahlen können; Beispiele je Stufe stehen unter Gesundheitsbudget.
Die Infoveranstaltung
Eine kurze Infoveranstaltung, vor Ort oder online, erreicht die meisten Mitarbeiter auf einmal und lässt Raum für Fragen. Zeigen Sie an zwei oder drei Beispielen, wofür das Budget gedacht ist, und erklären Sie den Weg einer Rechnung bis zur Erstattung. Auf Wunsch übernehme ich die Vorstellung für Sie, per Videokonferenz.
Das Anschreiben
Nach der Veranstaltung fasst ein kurzes Anschreiben das Wichtigste zusammen. Eine Gliederung, die sich bewährt hat:
- was die bKV ist und dass Sie als Arbeitgeber sie bezahlen,
- die Höhe des Budgets und Beispiele für die Nutzung,
- so reichen Ihre Mitarbeiter Rechnungen ein,
- Ansprechpartner bei Fragen.
Einen fertigen Mustertext gebe ich bewusst nicht vor, weil Formulierungen mit rechtlicher Wirkung, etwa zu Ansprüchen oder zum Ausscheiden, zum Vertrag passen müssen.
Datenschutz bei der Anmeldung
Für die Anmeldung geben Sie dem Versicherer nur Stammdaten Ihrer Mitarbeiter weiter; welche genau, steht im Angebot. Gesundheitsdaten geben Sie nicht weiter. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter vorher nach Art. 13 DSGVO, welche Daten zu welchem Zweck an den Versicherer gehen. Auf welcher Rechtsgrundlage die Weitergabe beruht, klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Ihrer Datenschutzberatung.
Später laufen Rechnungen und Leistungsdaten nur zwischen Mitarbeiter und Versicherer. Sie als Arbeitgeber erfahren nicht, welche Leistungen jemand nutzt.
Was Ihre Mitarbeiter beim Ausscheiden, in der Elternzeit oder im Ruhestand erwartet, steht unter Kündigung, Elternzeit, Ruhestand. Zurück zur Übersicht: bKV einführen in sechs Schritten.
Quellen (Abruf 07.10.2026): Art. 4 Nr. 15, Art. 9 Abs. 1, Art. 13 DSGVO (Verordnung (EU) 2016/679). Diese Seite ersetzt keine Rechts- oder Datenschutzberatung.